Job Roles and Job Descriptions

諗住寫呢篇，足足諗左兩年幾。到呢日先有動力落筆。

Job Analysis

對於好多人都唔知究竟人治部咩貢獻，well，咁就先試下講其中一樣工作：Job analysis。簡單黎講，Job analysis 係用黎分析公司裏面每個 Job，有咩職責，需要咩能力等等，然後以此分析制定相關政策， 例如薪資、培訓、表現評核。

潮流興做 Quantitative analysis，HR呢行都唔例外。好似 consulting firms 同 managers，佢地做 job analyses 既時候都需要「仔細」分拆每個 job 既 components，然後先可以做比較分析計算。

就咁聽落，Job analysis 都幾務實。

但有冇發覺，Job analysis 對於「應做的工作」並無「指導性」？

務唔務實，其實唔係視乎個做法係咪「仔細」或者有幾仔細，而係要睇係咪「到位」。若果唔到位，咩都可以係「虛」（即係「有」等於「冇」）。

我並唔係想響務實與務虛之間做一個有條理既解釋，用黎回應黑人話：「之但係方針呢樣野比較務虛，落在中國人圈子好易變成無意義的口號。」既前半截。後半截，我會話，方針係比管理層，口號係比員工，若果管理層連方針都冇（即係話佢地唔知做黎為乜，甚至唔知做緊乜），或者淨係為左一個方針拗生拗死，呢個管理層，死得。至於口號定係 alignment，就係管理層既工作。

方針，就係指引既精神。指引，係用黎「輔助」工作既執行（請諒當中中文語病），並唔係代表工作既全部。好明顯，我係針對管理層。

Job Descriptions

正如 Job Descriptions（簡稱 j.d.），只係一個員工應有的基本職責，幾仔細都好，並唔係職責既全部一樣。而且，指引同 j.d. 唔係法律，法律同指引/職責既分別，在於前者沒有指導性，後者有。

不過，我唔係完全否定黑人既意思。尤其因為當時與黑人論及既情況，由於係公共機構背景，constraints 同私人機構唔同，界定「職責範圍」時所需要仔細既程度亦唔同，所以值得「同情」，但從管理角度，管理層有責任作出「指導」，指導錯誤就代表管理失誤（縱使我都會 tolerate）。呢個就係我一貫既理解。

好勒，若果有人睇到呢度仲未恰著既話，都應該會聯想到我想另一樣野勒：既然 j.d.有指導性，但 job analysis 又唔能夠提供指導性，咁好明顯就係有人製作 j.d. 既時候提供指導性啦。咁會係管理層，定係人治部，定係主管制定 j.d.？

響私人公司，以上三個情況都有可能，亦可能係三個既混合體。至於響公共機構，有冇人可以話我聽究竟係邊個定？（根據有限資料，我猜度情況可能係間間公共機構都唔同，聽過其中一位做過科學元既人治朋友講，佢一年三百六十五日，日日都係製作「指引」，即 j.d. 之深入版，佢頂唔順，走左。）

關於綿綿前幾日講既：制定指引可以保障基層。查實，我曾經都咁做過，有部分目的都係希望佢唔會怕去做，但都睇到，最終目的唔係要佢「唔做」，而係要「做」。但若果一份指引唔能夠令佢做，呢份指引能同黑人所講既口號。「用唔著既指引」同「汎濫既指引」同樣係管理差勁既產物。

所以，我會認為綿綿所講既有其理由，但唔會淋漓盡致咁用，因為，員工怕去執行，或者遇到有阻力，指引只係其中一個方法比管理層去「驅使」下屬排難，唔應該係保護下屬免受責難既擋箭牌。假若指引出現問題，管理層固然責無旁貸，但長遠的影響，是員工處理能力逐漸喪失彈性。故此指引必須慎用。（同 j.d. 一樣，上司過分強調 j.d.，只會令員工按章工作）

若果指引/程序同 j.d. 可以超詳細而無人可以（/敢）叉輪廚既，果d，叫「專業」（好似醫生，律師，會計師咁），或者叫「工人」（即係比超基層用既）。

Job Roles

講到呢庶，都知道我應該唔鍾意做 j.d.。係，我認。仲好 Q 討厭做。唯一唔討厭做既時候，係我可以自主按照實際工作「情況」（唔係所謂「職責」）去制定比較彈性既 j.d.，「或」Job Role。

Job Role 既焦點係一個員工既工作同其他員工工作既關係，工作範圍可以同其他員工 overlap；而 Job Description 既焦點只係獨立自己一個圈，並無同其他圈（即他人之工作範圍）有「互相連接」既地方。

有時好想問，工作範圍重疊有咩問題？互相推卸責任係可能，但點解公共機構就一定唔可以？

我只能夠比自己兩個解釋：(1) 怕錯 (2) 怕有問題唔知邊個負責。

講到尾，都係一個字：怕。第一個「怕」，係「員工怕」，第二個「怕」，係「管理層怕」。

假如你攞近期銷售金融產品既「銷售指引」作一了解，就應該更明白，指引，唔係公司既擋箭牌。有問題，一樣比人叉，比人話僵化，甚至比人告。

Job Role 雖然會有工作範圍既重疊，但點解我寧願取 Job role 而捨 Job description，係因為我個「管理方針」。任何事都可以引致好事壞事，只視乎做事既人點樣既取向。Job role 既職能重疊，「絕對」可以鼓勵 teamwork。呢個好處就係我 value j.r. 多過 j.d.既重要原因。

若果一間公司成日都話要 teamwork 但仲係日日強調「個人職責」的話，我會話呢間公司根本唔 value teamwork。

班同事有番咁上下學歷、工作經驗，或者需要做番咁上下程度既野，「單方面」既員工指引只係適用於「簡單處理危急事故」裏面，例如走火警、whistle-blowing 等等，比人家響唔會心亂既情況作出處理。又或者係例如 Operation Manual，Standing Orders 等等，就算係屬於「官僚程序」既範疇，主要目的，係維持工作質量同協助開展工作，但唔係保護員工（雖則有此便利）。

後記

好多時我都討厭寫 Job Descriptions。我唔係未做過 j.d.，雖則可能未必有各位人治部大員咁有經驗，但用響實務，比我，j.r. 絕對好過 j.d.。於我，j.d.用得最合適既，只係用響 Job Analysis 或者 Job Evaluation 上面，純粹比人治部「盡量」公平地編排你個人工、座位同埋風水格局，但對於管理自己條 team，自己個 department，自己間公司，人始終係活生生又有靈性既動物，唔係入 input 出 output 既 programme。

Job descriptions 唔係冇用，而係，唔應該做「過龍」。指引，都係一樣。

（果單野，唔係指引累事，只係正如 AK話齋，係搵錯指引做擋箭牌。）

（唔好話你，我寫到最尾都幾乎恰著）