Monday, January 12, 2009

Job Roles and Job Descriptions

諗住寫呢篇,足足諗左兩年幾。到呢日先有動力落筆。

Job Analysis

對於好多人都唔知究竟人治部咩貢獻,well,咁就先試下講其中一樣工作:Job analysis。簡單黎講,Job analysis 係用黎分析公司裏面每個 Job,有咩職責,需要咩能力等等,然後以此分析制定相關政策, 例如薪資、培訓、表現評核。

潮流興做 Quantitative analysis,HR呢行都唔例外。好似 consulting firms 同 managers,佢地做 job analyses 既時候都需要「仔細」分拆每個 job 既 components,然後先可以做比較分析計算。

就咁聽落,Job analysis 都幾務實。

但有冇發覺,Job analysis 對於「應做的工作」並無「指導性」?

務唔務實,其實唔係視乎個做法係咪「仔細」或者有幾仔細,而係要睇係咪「到位」。若果唔到位,咩都可以係「虛」(即係「有」等於「冇」)。

我並唔係想響務實與務虛之間做一個有條理既解釋,用黎回應黑人話:「之但係方針呢樣野比較務虛,落在中國人圈子好易變成無意義的口號。」既前半截。後半截,我會話,方針係比管理層,口號係比員工,若果管理層連方針都冇(即係話佢地唔知做黎為乜,甚至唔知做緊乜),或者淨係為左一個方針拗生拗死,呢個管理層,死得。至於口號定係 alignment,就係管理層既工作。

方針,就係指引既精神。指引,係用黎「輔助」工作既執行(請諒當中中文語病),並唔係代表工作既全部。好明顯,我係針對管理層。

Job Descriptions

正如 Job Descriptions(簡稱 j.d.),只係一個員工應有的基本職責,幾仔細都好,並唔係職責既全部一樣。而且,指引同 j.d. 唔係法律,法律同指引/職責既分別,在於前者沒有指導性,後者有。

不過,我唔係完全否定黑人既意思。尤其因為當時與黑人論及既情況,由於係公共機構背景,constraints 同私人機構唔同,界定「職責範圍」時所需要仔細既程度亦唔同,所以值得「同情」,但從管理角度,管理層有責任作出「指導」,指導錯誤就代表管理失誤(縱使我都會 tolerate)。呢個就係我一貫既理解。

好勒,若果有人睇到呢度仲未恰著既話,都應該會聯想到我想另一樣野勒:既然 j.d.有指導性,但 job analysis 又唔能夠提供指導性,咁好明顯就係有人製作 j.d. 既時候提供指導性啦。咁會係管理層,定係人治部,定係主管制定 j.d.?

響私人公司,以上三個情況都有可能,亦可能係三個既混合體。至於響公共機構,有冇人可以話我聽究竟係邊個定?(根據有限資料,我猜度情況可能係間間公共機構都唔同,聽過其中一位做過科學元既人治朋友講,佢一年三百六十五日,日日都係製作「指引」,即 j.d. 之深入版,佢頂唔順,走左。)

關於綿綿前幾日講既:制定指引可以保障基層。查實,我曾經都咁做過,有部分目的都係希望佢唔會怕去做,但都睇到,最終目的唔係要佢「唔做」,而係要「做」。但若果一份指引唔能夠令佢做,呢份指引能同黑人所講既口號。「用唔著既指引」同「汎濫既指引」同樣係管理差勁既產物。

所以,我會認為綿綿所講既有其理由,但唔會淋漓盡致咁用,因為,員工怕去執行,或者遇到有阻力,指引只係其中一個方法比管理層去「驅使」下屬排難,唔應該係保護下屬免受責難既擋箭牌。假若指引出現問題,管理層固然責無旁貸,但長遠的影響,是員工處理能力逐漸喪失彈性。故此指引必須慎用。(同 j.d. 一樣,上司過分強調 j.d.,只會令員工按章工作)

若果指引/程序同 j.d. 可以超詳細而無人可以(/敢)叉輪廚既,果d,叫「專業」(好似醫生,律師,會計師咁),或者叫「工人」(即係比超基層用既)。

Job Roles

講到呢庶,都知道我應該唔鍾意做 j.d.。係,我認。仲好 Q 討厭做。唯一唔討厭做既時候,係我可以自主按照實際工作「情況」(唔係所謂「職責」)去制定比較彈性既 j.d.,「或」Job Role。

Job Role 既焦點係一個員工既工作同其他員工工作既關係,工作範圍可以同其他員工 overlap;而 Job Description 既焦點只係獨立自己一個圈,並無同其他圈(即他人之工作範圍)有「互相連接」既地方。

有時好想問,工作範圍重疊有咩問題?互相推卸責任係可能,但點解公共機構就一定唔可以?

我只能夠比自己兩個解釋:(1) 怕錯 (2) 怕有問題唔知邊個負責。

講到尾,都係一個字:怕。第一個「怕」,係「員工怕」,第二個「怕」,係「管理層怕」。

假如你攞近期銷售金融產品既「銷售指引」作一了解,就應該更明白,指引,唔係公司既擋箭牌。有問題,一樣比人叉,比人話僵化,甚至比人告。

Job Role 雖然會有工作範圍既重疊,但點解我寧願取 Job role 而捨 Job description,係因為我個「管理方針」。任何事都可以引致好事壞事,只視乎做事既人點樣既取向。Job role 既職能重疊,「絕對」可以鼓勵 teamwork。呢個好處就係我 value j.r. 多過 j.d.既重要原因。

若果一間公司成日都話要 teamwork 但仲係日日強調「個人職責」的話,我會話呢間公司根本唔 value teamwork。

班同事有番咁上下學歷、工作經驗,或者需要做番咁上下程度既野,「單方面」既員工指引只係適用於「簡單處理危急事故」裏面,例如走火警、whistle-blowing 等等,比人家響唔會心亂既情況作出處理。又或者係例如 Operation Manual,Standing Orders 等等,就算係屬於「官僚程序」既範疇,主要目的,係維持工作質量同協助開展工作,但唔係保護員工(雖則有此便利)。

後記

好多時我都討厭寫 Job Descriptions。我唔係未做過 j.d.,雖則可能未必有各位人治部大員咁有經驗,但用響實務,比我,j.r. 絕對好過 j.d.。於我,j.d.用得最合適既,只係用響 Job Analysis 或者 Job Evaluation 上面,純粹比人治部「盡量」公平地編排你個人工、座位同埋風水格局,但對於管理自己條 team,自己個 department,自己間公司,人始終係活生生又有靈性既動物,唔係入 input 出 output 既 programme。

Job descriptions 唔係冇用,而係,唔應該做「過龍」。指引,都係一樣。

(果單野,唔係指引累事,只係正如 AK話齋,係搵錯指引做擋箭牌。)

(唔好話你,我寫到最尾都幾乎恰著)

16 comments:

篤篤篤撐 said...

你之前果個回應, 補足左我既comment好多空白之處ar~~~

Marshmallow said...

總結CM兄你呢篇野(嗱,真係有睇晒架), 單野發生全因兩個字: 講(指引), 同埋做(基層執行).

- 上頭講都唔識講 (方針都冇), 下面唔知點做, 死.
- 上頭得個講字, 下面唔配合做 (因為怕去執行/遇到阻力/叉輪廚個指引), 死.
- 上頭得個講字, 下面唔知佢講乜, 唔識點做, 死.
- 上頭講得識飛, 一日到刻掛住講, 下面聽唔明/聽唔切/聽到亂晒大籠唔知點做好, 死.
- 上頭講得明明錯, 下面都要跟住做, 死.

小女子既總結, 係一個好既管理層, 唔單只淨係有腦, 最重要係, 個腦(principle)同隻手(agency)唔分得家.

係咪好聽書呢! zzz...

HollyCow said...

唔係嘛!足足諗左兩年幾, 先寫得咁!
刪啦!

C.M. said...

(嘩,凍到抽筋,5件衫2條褲1條頸巾都係掹掹緊)

篤撐兄:
多謝你賜教就真!

綿綿:
(哈,服左你呀!我今日收工前都頂唔順,伏左響張檯到15分鐘,先至清理埋d手尾走人。我呢篇絕對係催眠曲... zzz)

五個 Z,哈哈,聽落好似講緊你老闆多d喎...(哎呀,封口。)

Holly:
都好喎,等我改番十年八載再加多五千字就刪喇。(呢排瞓得差,攞黎做睡前宵夜最好)

HollyCow said...

去搅搅豬啦!
Or read my Blog!

微豆 Haricot said...

CM: What you have covered can be the basis of a PhD thesis !!! In fact, it took the Canadian Govt over ten years, million of dollars, and several attempts to finally modernize federal legislations pertaining to public service employment. The most challenging part of that process was indeed job classifications. It is my understanding that job analysis, job description, job role, etc are now all rolled up into one package in the staffing of a public service position in Canada. Accountability framework are also in place to measure separately the performances of executives and their subordinates in accordance with the Performance Agreements (PA) that are specifically established for each fiscal year. The PA contains both on-going commitments (expectations based on key elements of the job descriptions / roles) as well as specific commitments (expectations based on current corporate priorities and realities).

I think the parties involved with the HK hospital incident need to focus on both types of commitments and expectations.

黑人 said...

唔記得以前睇blink 還是made to stick入面講過,行軍打仗時,戰場千變萬化,最高將領根本無法貼近戰況下達詳細指令。於是最高層級講的指令會係:「瓦解x區敵人的鬥志」

一層層落去,d指令會越來越specific,例如:「攻陷x區的據點。」

去到卒仔見到的就係:「前進5公里然後等待指示。」

上級可以根據戰略大綱去調整行動指引,無論戰場點樣亂法都可以sort out 果一刻應該做乜

我之所以講方針去到中國人圈子會變成務虛,因為某些不明緣故,多數中國人(尤其係香港人) 只能理解前進5公里果種層級的指示,「瓦解敵人鬥志」下達到某一層就會斷左,無法轉換成可以執行的指令

我懷疑,可能因為香港的教學制度係train我地做士兵而不是做軍官將領

微豆 Haricot said...

>> ... 香港的教學制度係train我地做士兵而不是做軍官將領 ...

Perhaps the system encourages "transactions" but not "transformation".

Marshmallow said...

回應黑人兄之指令與執行:

布硃的反恐指令: 「恐怖分子係邊, 就打到去邊!」
奧巴馬救國指令: 「We need CHANGE! 布硃攻邊, 我地就攻令外嗰邊!」
格老的次按指令: 「我睇你唔到…我睇你唔到…」
曾特首的治港指令: 「阿爺話攻邊, 我地就攻邊!」
阿爺的治國指令: 「攻即是守, 守即是攻. 即管買晒花旗國啲國債, 然後…」
才子的中年危機指令: 「話之身邊紅顏如璧玉, 係女既我就攻!」
玉女的張茆指令: 「才子話攻邊就邊, 佢絶對犯得起呢個錯誤」
明愛的急救指令: 「攻? 門口唔係呢邊喎…」
東區醫院的找嬰屍指令: 「咁大個堆填區, 攻邊忽先?」

黑人 said...

其實我覺得遲早會有政治漫畫用黑人總統句change 來玩野....

例:反恐部隊換過件衫(change),然後攻同一度

或者d人窮d燶,個個在街邊乞食,拿住個紙杯寫住Change? (施捨個碎銀洗下?)

C.M. said...

Holly:

搞搞豬左勒。都有read your blog架。(係忙得滯)

Haricot:
Vow,好明顯香港呢邊響理論應用方面落後你地二十幾年。(假設接受+消化理論十年,implement又十年,嘿,天好黑)

簡單按照你個情況咁睇,似乎加拿大對於service provision 好有commitment(好積極),唔似呢邊咁被動,硬係話要以民意為本,其實係冇方針(即係某些人所指:不做政策,或沒有原則)。

睇真,你果套似乎包含埋自己同自己set (future) performance requirement,嘩,套system 固之然厲害,要整個社會(包括行政機關)接受呢套理念,更厲害。Millions? Ten of millions都唔夠呀。

C.M. said...

黑人:
蝦,正喎個比喻。

正好比小弟做influential studies 用(研究 depth and span of influence),多謝!

我又咁睇,據小弟有限經驗黎睇,其實好多中國人(包括國內人)都做到既。差在最高層果個,肯唔肯(或放唔放心)落咁既指令落去仄。

又因此,我都一樣咁懷疑。或者唔想我地帶兵卦。(唏,就係微豆跟住講果種勒)

綿綿:
阿爸的食飯指令:「坐定,我既說話就係真理!」(well,設計對白)

黑人:
你個生意頭腦絕對賣得好價錢。

Karen (Sze) said...

呢個topic, 又俾您講o左先, 妖妖妖!

(條氣唔順呀!我認。不過, 若然呢個topic放我個blog度, 發現唔多人睇到囉!)

回正題:

Job Analysis

一般而言, 任何一份工作(包括埋基層工作, 如經理和清潔員等), 做Job Analysis的目的除了公司需要向員工和求職者訂明其工作的職責和需要甚麼工作能力, 甚至分析制定相關政策, 例如薪資、培訓、表現評核外, 某程度上, 它會隨著技術提升和社會對有關工作的要求而改變職責, 甚至職位本身。

It is a brief but make a whole picture for the job.

>>Job analysis 對於「應做的工作」並無「指導性」?

畢竟它只不過係幫助機構以致同類工種之overall的分析, 若然要仔細詳述的話, job description會較實際。

理論上, 有Job analysis才有job description, 但亦有不少例子係有人skip呢個分析, 直接為有關工作下個job description, 當然咁做, 有好有唔好(費事離題, 暫時唔講住)。

>>方針係比管理層,口號係比員工,若果管理層連方針都冇...或者淨係為左一個方針拗生拗死,呢個管理層,死得。

咁講, 呢樣東西係涉及機構文化, mission & vision, 以至態度呢家o野; 口號可以每年轉, 但係mission & vision要轉的話, 係要上下一致; 至於態度, 坦白講未必一致, 但係上面有人「做又三十六, 唔做又三十六」, 下面多數會有人有樣學様; 當然, 為了穩定機構員工軍心, 實不應該為了一個方針而拗生拗死。

Job Descriptions (下稱JD)

當然, 一個員工應有的基本職責,幾仔細都好,並唔係職責既全部一樣。

不過, 凡事都有例外: 您們有否留意到大部分的employment contract裡講job duties, 最後一定有呢句(或者相類的話): Any duties assigned by supervisors; 大部份supervisors因呢句話而叫佢的下屬買份早餐呀或者在meeting充當tea ladies/person等"工作"。

Supervisors未必叫您去做, 但會叫您隔離位妹妹仔做, 雖然大家都係同grade。

再談深入d: 由於JD係員工合約的一部份, 若然要同公司打勞資糾紛官司, 個官係會睇番員工合約講乜, 因此用字上, 是較多用"明示"指導性的description(例如文員: 職責係打字, 存檔和接待外訪客人等), 為了有"走盞位", 還帶有"默示"的description, 如我所講:Any duties assigned by supervisors。

>>既然 j.d.有指導性,但 job analysis 又唔能夠提供指導性,咁好明顯就係有人製作 j.d. 既時候提供指導性啦。咁會係管理層,定係人治部,定係主管制定 j.d.(於公營機構)?

我諗我可以答到(雖然做了至少三間公營機構唔係做HR, 但亦略知一二): 小型公營機構多是部門主管加人事部經理制定JD, 至於大型機構, 就要睇番工種而定(即係基層, 中層定高層), 職位越高, 制定的parties會較多(至少有三個parties)。

至於工作指引, 除非係少於兩個人的機構, 呢d指引多數有的; 棉花糖話:"制定指引可以保障基層", 但係基層過度信任份指引, 一旦有突發事情就唔知點handle又或者份指引的內容已過時, 同按章工作無分別; 機構/部門有工作指引, 員工有責任要跟住做, 但應變能力亦很重要。

>>員工怕去執行,或者遇到有阻力, 指引只係其中一個方法比管理層去「驅使」下屬排難,唔應該係保護下屬免受責難既擋箭牌。假若指引出現問題,管理層固然責無旁貸,但長遠的影響,是員工處理能力逐漸喪失彈性。

致命原因係員工怕做錯事要背黑鍋, 但管理層把責任推給做錯事的員工, 個錯誤仍然繼續存在, 甚至因此因循苟且; 所以指引除了係幫助下屬適當地跟從其指引做事, 其實如Job analysis一樣, 內容要與時並進。

>>若果指引/程序同 j.d. 可以超詳細而無人可以(/敢)叉輪廚既,果d,叫「專業」

不過, 又提多您一樣野: 太詳細的j.d.係用於法律上居多, 放在job advertisement頂多係8-10 points已夠了。

Job Roles

>>Job Role 既焦點係一個員工既工作同其他員工工作既關係,工作範圍可以同其他員工 overlap

可以相互交替, 只要job title和job nature係一樣, 調去第二個department和working site都可以。

>>互相推卸責任係可能,但點解公共機構就一定唔可以?
我只能夠比自己兩個解釋:(1) 怕錯 (2) 怕有問題唔知邊個負責。

互相推卸責任唔係政府和公營機構的專利, 私人機構都係咁, 但政府和公營機構的駛費和運作都係特別受社會人士監察, 因此一做錯野就要出來解釋。

還有第三樣野: (3) 怕背了個黑鍋, 無左份工和長糧(尤其係公務員)。

>>Job role 既職能重疊,「絕對」可以鼓勵 teamwork。

或者可以咁講: 員工A和B雖然唔同Team, 但工作性質一樣, 員工A要放產假, 員工B可以幫手。咁講法就有可行性。

>>主要目的,係維持工作質量同協助開展工作,但唔係保護員工(雖則有此便利)。

按本子辦事, 並不是一本通書睇到老, 更不是用來開脫員工做錯事的工具。

您問我的意見呢, 先做JA(有少少ground work, 後做JD兼分拆埋JR可能較好(先有JD, 後分埋JR)。呢樣野, 我曾經做過, 目標人物係由經理到清潔員工。

(好耐唔講, 一講就咁長, sorry)

至於前一篇的事, Coming next week會答番您同其他人的疑團。

余若虛 said...

我好同意個pt。啲野分得愈清楚,只會令大家愈去做人地話你知要做既野,因為做多左唔止無錢,分分鐘比人話你踩過界、搏上位。結果就好似啲政府部門,分得太清,爆條水喉啫,水務推渠務、渠務推路政、路政推返水務,最後無人理。

C.M. said...

(咦?good point喎,點解睇唔到?遲d再覆)

syeds said...

i am lucky to find your blog on time..cool content..and links.





Job descriptions